Política de protección de datos

Comprometidos con la protección de los datos personales y cumpliendo con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, LÍNEA DIRECTA S.A., para su marca Carmel,  ha desarrollado una política de tratamiento de datos tanto para sus Asesoras como consumidoras.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE LINEA DIRECTA S.A.

 

TITULO PRIMERO

CLIENTES TITULARES Y USUARIOS

 

CAPITULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1. Objeto. El título primero de la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante la “Política”) regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que LINEA DIRECTA S.A (en adelante LA EMPRESA) reciba de los USUARIOS, TITULARES Y CLIENTES en los distintos puntos de recolección de información, tales como: nuestros portales web www.carmel.com.co, www.pacifika.com.co y www.lineadirecta.com.co diligenciamiento de solicitud de crédito y redes sociales; de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

 

Artículo 2. Definiciones. Para efectos de comprender el ámbito y aplicación de la presente política de tratamiento de bases de datos se entenderán los siguientes términos:

a) LINEA DIRECTA es una empresa productora de prendas de vestir que comercializa sus productos mediante venta directa (catálogos), y para el desarrollo de su actividad requiere de datos que deben ser suministrados por USUARIOS DE LA PAGINA WEB, TITULARES y CLIENTES. Así mismo para facilitar la ejecución de su objeto social, utiliza la información de sus aliados comerciales.

b) USUARIOS DE LA PÁGINA WEB: son aquellos usuarios que navegando en los portales web www.carmel.com.co, www.pacifika.com.co y www.lineadirecta.com.co,  le manifiestan a LINEA DIRECTA su interés de ser CLIENTES DE LA EMPRESA; y que autorizan a LINEA DIRECTA a incorporar sus datos a su base de datos adquieren la connotación de TITULARES.

c) TITULARES: Los TITULARES son aquellas personas naturales, que postulan a ser CLIENTES de LINEA DIRECTA. También serán titulares de la información los aliados comerciales que LINEA DIRECTA contrate para desarrollar su objeto social. 

d) CLIENTES: Los CLIENTES son aquellos TITULARES que hayan sido catalogados por LINEA DIRECTA como tal, según las políticas comerciales de LA EMPRESA. Todo CLIENTE de LINEA DIRECTA es TITULAR de la información pero, no todo TITULAR es CLIENTE de LINEA DIRECTA.

e) CONSENTIMIENTO: El consentimiento es la manifestación previa, libre y expresa que emite el USUARIO DE LA PÁGINA WEB, el TITULAR o el CLIENTE a LINEA DIRECTA con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.

f) TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: al autorizar el tratamiento de la información, EL USUARIO DE LA PÁGINA WEB y EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN autorizan a LINEA DIRECTA a consultar en las centrales de riesgo el dato financiero, crediticio y/o comercial, que a su nombre reposa en estas, de acuerdo con la ley 1266 de 2008, a incorporar los datos a su base de datos para,  administrarlos de tal manera que se cumpla con la finalidad establecida en el artículo 9 de la presente política de tratamiento, legitimada para tal efecto, incluyendo las facultades de usar, procesar y compartir la información con sus ALIADOS COMERCIALES.

De igual manera, con la firma de la autorización, aquel TITULAR que adquiera la calidad de CLIENTE, autoriza a ser reportado positiva o negativamente en las centrales de operación de administración de datos financieros, regulada en la ley 1266 de 2008. 

g) AUTORIZACIÓN PREVIA: Para todos los efectos legales el consentimiento se emite antes de que el dato suministrado por el USUARIO DE LA PÁGINA WEB o el TITULAR, sea incorporado a cualquiera de las bases de datos de LINEA DIRECTA.

h) ALIADOS COMERCIALES: Son aquellas personas naturales o jurídicas tales como CONTRATISTAS, PROVEEDORES y EMPLEADOS, que tienen alguna relación contractual con LINEA DIRECTA. (El título segundo desarrollará el tratamiento de los datos personales de los contratistas, proveedores y el tercero el de empleados)

i) DATOS PERSONALES: Son aquellos datos contenidos en la base de datos suministrada por los USUARIOS DE LA PÁGINA WEB o los TITULARES a LINEA DIRECTA, o aquellos datos que LINEA DIRECTA tenga de sus CLIENTAS con anterioridad a la publicación de la presente POLÍTICA la cual incluye datos públicos, privados o semiprivados.

j) DATOS PÚBLICOS: Son los datos considerados como tal por la misma ley o que son abiertamente disponibles al público, tales como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, etc.

k) DATOS SEMIPRIVADOS: Aquel dato que no es privado pero que requiere de los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008 para ponerse a circular, tales como el dato financiero o crediticio.

l) DATOS PRIVADOS: Son aquellos datos que no son ni públicos ni semiprivados, pertenecen exclusivamente a la persona.

m) SOLICITUD DE CRÉDITO: Es aquel formulario, que por cualquier medio, llena EL TITULAR de los datos personales y entrega a LA EMPRESA para que esta custodie y trate de acuerdo con sus políticas de tratamientos de datos.

n) FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN: Es aquel formulario en el que se consignan los datos que se solicitan en los portales web  www.carmel.com.co, www.pacifika.com.co, www.lineadirecta.com.co  y que diligencian LOS USUARIOS DE LA PÁGINA WEB.

 

CAPÍTULO SEGUNDO

DERECHOS

Artículo 3. Derechos. EL USUARIO DE LA PAGINA WEB, EL TITULAR, CLIENTE o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LINEA DIRECTA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES O  REPRESENTANTES LEGALES adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:

a) TODA PERSONA tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en la base de datos de LINEA DIRECTA.

b) EL USUARIO DE LA PÁGINA WEB, EL TITULAR, CLIENTE, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES, tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos personales que se encuentren incorporados en la base de datos de LINEA DIRECTA, por lo menos una vez en el mes.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a línea directa para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.

d) Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

e) Revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos.

f) Suprimir el dato cuando a ello haya lugar.

 

CAPÍTULO TERCERO

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Artículo 4. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.  Para el tratamiento de la información diligenciada en una solicitud de crédito en la cual se relacionen datos personales solicitados por LINEA DIRECTA y suministrados por EL TITULAR se entiende que:

1. Todo dato consagrado dentro de la solicitud de crédito se entiende diligenciado bajo la gravedad de juramento.

2. Dentro de la solicitud de crédito se solicitan datos de terceras personas, el TITULAR manifiesta que cuenta con su autorización para relacionarlos dentro de la solicitud de crédito.

3. EL TITULAR manifiesta dentro de la solicitud de crédito su autorización libre, expresa y previa para que LA EMPRESA trate sus datos, según lo establecido en estas políticas. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos del LINEA DIRECTA, en consecuencia ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.

4. El TITULAR relacionará que toda la información por él suministrada en la solicitud de crédito es cierta, y adicionalmente manifestará su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en las operadores de la información financiera definidas en la ley 1266 de 2008 para consultar sus datos financieros y crediticios (semiprivados.

5. EL TITULAR, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LINEA DIRECTA pueda adelantar.

6. De igual manera el usuario, el titular y el cliente deberán manifestar que conocen, han leído y comprendido la presente política de tratamiento de la información y que la aceptan. 

7. La información suministrada por EL TITULAR de la información, dentro de la solicitud de crédito será digitalizada e incorporada por LINEA DIRECTA a su base de datos.

8. LINEA DIRECTA o sus ALIADOS COMERCIALES verificará si el TITULAR cumple con los requisitos exigidos por LINEA DIRECTA para ser su CLIENTE. 

9. En caso que el TITULAR no cumpla con los requisitos para ser CLIENTE de LINEA DIRECTA, la información que esté incorporada a la base de datos se custodiara en los términos establecidos en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento. No obstante EL TITULAR en cualquier tiempo puede solicitar la supresión de tales datos.

10. Si el TITULAR cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de CLIENTE de LINEA DIRECTA, el término de permanencia de la información dentro de esa bases de datos respetara lo establecido en las leyes  1266 de 2008,  1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento.

Artículo 5. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL USUARIO DE LA PÁGINA WEB. La información que se recolecte por la página web tendrá el siguiente procedimiento.

1. Al visitar los portales www.carmel.com.co, www.pacifika.com.co, o www.lineadirecta.com.co la información que se almacena automáticamente en nuestros servidores para la administración del sistema o para su procesamiento y fines estadísticos o para mantener copias de seguridad, comprende:

a) El nombre de dominio del proveedor (PSI) que les da acceso a la red. Por ejemplo, un usuario del proveedor XXX solo estará identificado con el dominio xxx.com.co De esta manera podemos elaborar estadísticas sobre los países y servidores que visitan más a menudo nuestro Sitio Web.

b) La fecha y hora de acceso a nuestro Sitio Web. Ello nos permite averiguar las horas de más afluencia, y hacer los ajustes precisos para evitar problemas de saturación en nuestras horas punta.

c) La dirección de internet desde la que partió el link que dirige a nuestro Sitio Web. Gracias a este dato, podemos conocer la efectividad de los distintos banners y enlaces que apuntan a nuestro servidor, con el fin de potenciar los que ofrezcan mejores resultados, en orden a satisfacer las necesidades de información de nuestros visitantes.

d) El número de visitantes diarios de cada sección. Ello nos permite conocer las áreas de más éxito y aumentar y mejorar su contenido, con el fin de que los usuarios obtengan una información más satisfactoria.
La información obtenida es totalmente anónima, lo que significa que no puede ser asociada a un usuario concreto e identificado; sin embargo, esperamos que todos los visitantes se registren con el fin de conocer sus gustos y poder ofrecerles en un futuro únicamente la información que resulte de su interés.

2. Los datos personales públicos y privados que suministren los usuarios que se encuentren en nuestro portal, mediante el lleno del formulario de registro, serán incorporados a un fichero de datos personales; siempre y cuando se logre determinar mediante el diligenciamiento de unos datos públicos y privados indispensables que certifiquen, que tal usuario es una persona natural con domicilio en Colombia. El titular de la información deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que todos los datos suministrados por él son ciertos y que cuentan con la autorización expresa, libre y previa de relacionar los dato en el caso de suministrar información personal de terceros, de no ser ciertos estos datos, EL USUARIO, responderán en cualquier tiempo por el uso de los mismos ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones legales que LINEA DIRECTA pueda adelantar sobre estas personas.

3. Los datos incorporados al fichero serán utilizados para gestionar el registro de los usuarios, ya sea mediante el correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente (como SMS). El usuario aceptará de manera expresa, libre y previa al envió de la información, su autorización para verificar sus datos por medio de correo electrónico o mensaje de texto. La información contenida en el fichero se usará tanto para la correcta identificación de los usuarios registrados que solicitan servicios personalizados en el Sitio Web, como para la realización de estudios estadísticos de los usuarios registrados que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.

4. Una vez se certifique que tal persona es una persona natural domiciliada en COLOMBIA, tal usuario adquiere la calidad de TITULAR DE LA INFORMACIÓN definida dentro de ésta política en su artículo 2 literal “c” y por lo tanto, la información recogida en los ficheros de datos personales, serán dirigidas a la base de datos personales de los clientes de LINEA DIRECTA y se le aplicará lo contenido en el artículo anterior. No obstante, el TITULAR relacionará bajo la gravedad de juramento que toda la información por él suministrada en el formulario de registro de la página web es cierta y adicionalmente manifestará su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en las operadores de la información crediticia definidas en la ley 1266 de 2008 para consultar sus datos financieros y crediticios (semiprivados); así mismo manifestará de manera expresa, libre y previa a la incorporación de todos sus datos personales (públicos, privados y semiprivados) que le da a LINEA DIRECTA, su autorización para ejercer el tratamiento de esos datos personales; situación que no asegura que el titular de la información sea aceptada como cliente de LINEA DIRECTA.

5. Si no se logra comprobar que el usuario es una persona natural, la información que éste haya suministrado será suprimida del fichero de manera inmediata, igual situación se aplicará si la información por él suministrada adolece de no ser cierta.

Parágrafo primero: LÍNEA DIRECTA será responsable por el manejo que sus empleados o le den a su sitio web, por lo tanto quedará exonerada de cualquier responsabilidad por el mal uso que los visitantes, usuarios  y/o terceros den a este sitio web, respecto a la información a la que estos accedan desde otros Sitios Web y no esté gestionada directamente por nuestro web master. La función de los links que aparecen en el Sitio Web es exclusivamente la de informar al usuario sobre la existencia de otras fuentes de información sobre la materia en Internet, donde podrá ampliar los datos ofrecidos en el Sitio Web. LÍNEA DIRECTA no será en ningún caso responsable de la información facilitada ni del resultado obtenido a través de dichos enlaces hipertextuales.

 

Artículo 6. Autorización para envió de información. EL TITULAR, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a LINEA DIRECTA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos que produzca LINEA DIRECTA a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) u otros medios que se pudieren utilizar para el desarrollo de la actividad comercial.

Sin embargo el CLIENTE,  EL TITULAR o el USUARIO DE LA PÁGINA WEB podrán cancelar tal autorización enviando comunicación a LINEA DIRECTA mediante su línea nacional nacional 01 8000 52 76 35 o la línea 448 50 53 en Medellín, esto no implicará que se de aplicación al parágrafo primero del artículo 10.

Artículo 7. Autorización y tratamiento de la información de clientes antes del 27 de julio de 2013. LÍNEA DIRECTA dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 ha publicado en su página web, en un diario de amplia circulación, en sus redes sociales y mediante distintas comunicaciones publicitarias, comunicado en el que se solicita a todas estas personas de quienes tenemos datos nos informen si desean o no que continuemos con el tratamiento de sus datos personales, incorporados a nuestra bases de datos desde antes del 27 de junio de 2013. Por lo tanto, so pena de que si no nos manifiestan expresamente que no podemos seguir tratando tales datos, podamos seguir haciéndolo.

Artículo 8. Permanencia del dato. El dato tendrá una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad y finalidad de su permanencia. Adicionalmente podrá LINEA DIRECTA suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido.

Artículo 9. Finalidad del tratamiento del dato.  El tratamiento de los datos tendrá la siguiente finalidad: Validar la información entregada, promover, proveer, facturar y distribuir los productos, garantizar el servicio pos venta de la empresa, establecer un canal para la adecuada comunicación entre LINEA DIRECTA y sus clientes, proveedores, aliados comerciales, etc.; fidelizarlos, hacer investigaciones del cliente, sobre sus gustos, hábitos de consumo, análisis de características demográficas; Realizar reportes positivos o negativos en las centrales que manejen información crediticia; mejorar la atención, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, al igual que dar a conocer noticias de interés y novedades; y en general mantener un adecuado conocimiento y comunicación del y con el cliente.

Esto permite afianzar, facilitar y desarrollar las relaciones comerciales entre LINEA DIRECTA S.A y sus CLIENTES, proveedores y aliados comerciales, ya sea para fines de consulta, procesamiento y uso.

Es deber del CLIENTE y/o TITULAR del dato mantener actualizada la información para optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

Artículo 10. Necesidad y permanencia del dato. Los TITULARES Y CLIENTES podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LINEA DIRECTA de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LINEA DIRECTA suprimirá el dato personal que tenga en su custodia.

Parágrafo primero. Si quien solicitare la revocación de la autorización y/o supresión del dato fuere una CLIENTE ACTIVA, su decisión se entenderá como causal de terminación de la relación comercial que media entre EL CLIENTE y LINEA DIRECTA; por lo tanto, no podrán celebrarse nuevamente contratos de compraventa entre las partes. En consecuencia, el tratamiento de los datos se suspenderá una vez EL CLIENTE se encuentre a PAZ y SALVO con LINEA DIRECTA y su supresión y eliminación de la bases de datos se hará cuando ya no sea necesario su incorporación, conforme a lo establecido en el presente artículo.

Artículo 11. Aliados comerciales. Para lograr la finalidad definida en el artículo 9, LINEA DIRECTA podrá compartir únicamente los datos personales con sus ALIADOS COMERCIALES. Estos ayudarán a LINEA DIRECTA a desarrollar su actividad comercial así como facilitar y fortalecer sus relaciones comerciales con sus CLIENTES, generando valor agregado a las mismas.

LINEA DIRECTA solo compartirá estos datos con sus aliados comerciales cuando entre ellos medie una relación legal o contractual. Ellos deberán respetar convenios legales para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de la los datos suministrados. EL ALIADO COMERCIAL se ajustará a esta política de protección de datos y se compromete a usar para fines legítimamente permitidos la información suministrada por LINEA DIRECTA.

Los ALIADOS COMERCIALES están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrá utilizar esta información para ningún otro fin sino al fin definido en el artículo 9.

LINEA DIRECTA también podrá transferir sus datos cuando medie orden de autoridad legal pertinente, se trate de casos legítimamente permitidos y que estos aun se encuentren disponibles en la base de datos de acuerdo a lo establecido en los artículos 9, 10 y 11 de la presente política.

Artículo 12. Datos de menores de edad. LINEA DIRECTA no reconocerá como CLIENTE a un niño, niña o adolescente.

En caso de que LINEA DIRECTA determine que un niño, niña o adolescente solicita ser su CLIENTE, rechazará de plano tal solicitud y eliminará de manera inmediata los datos por él suministrados.

No obstante, LINEA DIRECTA reconocerá como otorgante de datos a adolescentes y podrá utilizar sus datos para efectos comerciales, pero NUNCA los pondrá a circular; cuando se efectué tratamiento de datos de menores, en los términos establecidos en este artículo se presume que sus padres han dado autorización y han emitido concepto favorable sobre la madurez que estos tienen en la opinión, escucha, autonomía y capacidad de determinar su percepción frente a los productos que produce LINEA DIRECTA.

En el manejo de los portales web de LINEA DIRECTA, www.carmel.com.co, www.pacifika.com.co, www.lineadirecta.com.co, los menores de edad tendrán las siguientes condiciones y restricciones:

a) Que consulten con sus padres o tutores legales la conveniencia o no de navegar por el Sitio Web.

b) Que sean inscritos por los padres o tutores legales para registrarse como usuarios, o que sean autorizados por estos.

c) Que certifiquen que el padre ha dado su autorización para tal efecto.

Artículo 13. Excepción de responsabilidad. LINEA DIRECTA se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, LINEA DIRECTA no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

En el mismo sentido LINEA DIRECTA y sus ALIADOS COMERCIALES se comprometen a estudiar con diligencia y cuidado, y previa a la incorporación de los datos de los TITULARES DE LA INFORMACIÓN y USUARIOS DE LA PÁGINA WEB a la base de datos de LINEA DIRECTA, que los datos suministrados por ellos son ciertos, en consecuencia, LINEA DIRECTA no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos personales y tomar las acciones legales a que haya lugar.

Artículo 14. Declaración de conocimiento de las políticas de privacidad. EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN, declara que conoce la presente política de tratamiento de datos y que acepta que LINEA DIRECTA haga el tratamiento de los mismos con el fin de establecer una relación comercial entre LINEA DIRECTA y su CLIENTE

Artículo 15. Conocimiento, actualización y supresión de datos. LINEA DIRECTA recibe información de aquellas TITULARES que deciden voluntariamente registrar la información solicitando el consentimiento voluntario, libre, previo y expreso para almacenarla de forma adecuada y segura, así mismo ejercer uso responsable de la misma y finalmente permite que en todo momento y por los medios definidos en el TÍTULO IV de la presente política de tratamiento LINEA DIRECTA pueda verificar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o eliminación.

 

TITULO SEGUNDO

PROVEEDORES y CONTRATISTAS

 

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 16. Objeto. El título segundo de la presente Política de Tratamiento de la información regula el tratamiento, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de aquella información que LINEA DIRECTA S.A reciba de sus aliados comerciales  en los distintos puntos de recolección de información; de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Artículo 17. Definiciones. Adicional a las definiciones contenidas dentro del artículo 2 de la presente política de tratamiento de datos, para éste título se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) BASE DE DATOS DE ALIADOS COMERCIALES: LINEA DIRECTA recaudará información de aquellas personas calificadas como sus ALIADOS COMERCIALES, los cuales pueden ser CONTRATISTAS o PROVEEDORES e incorporará tales datos en una base de datos denominada contratistas.

b) CONTRATISTAS: Son aquellas personas naturales o jurídicas que se vinculan a LINEA DIRECTA mediante relación contractual de naturaleza comercial o civil, los datos que se recauden de estas personas se incorporarán a una base de datos denominada contratistas.

c) PROVEEDORES: Son aquellas personas naturales o jurídicas que proveen a LÍNEA DIRECTA de materia prima para que LINEA DIRECTA pueda desarrollar su objeto social, los datos recaudados de estas personas se registrarán en la base de datos de los contratistas.

d) DATOS: Es aquella información que LINEA DIRECTA recaudará de sus PROVEEDORES, CONTRATISTAS O DE QUIEN PRETENDA SERLO.

e) CONSENTIMIENTO: El consentimiento es la manifestación previa, libre y expresa que emite el ALIADO COMECIAL a LINEA DIRECTA con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.

f) FORMAS DE RECAUDAR LA INFORMACIÓN: La información que se incorporará en la base de datos, se realizará para los proveedores mediante un formato de proveedores. 

g) FORMATO DE PROVEEDORES: Es aquel documento mediante el cual, aquel que pretenda ser PROVEEDOR o CONTRATISTA inscriba algunos de sus datos que podrán o no ser incorporados en la base de datos.

h) AUTORIZACIÓN PREVIA: Para todos los efectos legales, el consentimiento se emite antes de que el EL CONTRATISTA o PROVEEDOR den su autorización de ejercer el tratamiento de sus datos, por cualquiera de las formas de recaudar información.

i) DATOS PERSONALES: Son aquellos datos contenidos en las formas de recaudar la información y que suministran LOS PROVEEDORES o CONTRATISTAS  o aquellos datos que LINEA DIRECTA tenga de estos con anterioridad a la publicación de la presente POLÍTICA la cual incluye datos públicos, privados o semiprivados.

Artículo 18. Confidencialidad de la información. EL CONTRATISTA o PROVEEDOR, y LINEA DIRECTA por la suscripción del contrato verbal o escrito, quedarán obligados a mantener bajo reserva, sin revelación a terceras personas y estrictamente confidencial, evitando por ende en que se haga de dominio público, toda la información que sea de propiedad de cualquiera de ellas y le haya sido suministrada o tenga conocimiento de ella con el objeto de desarrollar el contrato.

Por ende, EL CONTRATISTA o PROVEEDOR, y LINEA DIRECTA podrán hacer uso de ella, para la ejecución del objeto del contrato, debiendo proteger dicha información confidencial, con el fin de que no sea revelada y conocida por terceros, custodiándola con la diligencia y cuidado apropiados a las circunstancias; no obstante lo cual, podrá revelarla a las autoridades competentes para los fines y en los casos previstos expresamente en la ley, cuando ello sea necesario en cumplimiento de obligaciones y deberes legales y siempre y cuando medie orden judicial o de autoridad competente, pero en tal caso, Si alguna de las partes es requerida por autoridad legal competente, deberán  informar del hecho a LA PARTE no requerida, indicando la autoridad a la cual será revelada la información confidencial, así como los motivos que justifican su proceder.

“Información Confidencial” Para todos los efectos legales, el término Información Confidencial tendrá el siguiente alcance:

1. Para el objeto y el desarrollo del objeto del contrato, toda la  información revelada por cualquier parte a la otra será de carácter confidencial o privilegiado, así como sus copias, incluyendo todo tipo de notas, datos, análisis, conceptos, resúmenes, estudios o registros preparados para o en beneficio de EL ALIADO COMERCIAL o LINEA DIRECTA o que contengan o de alguna forma reflejen dicha información, y que haya sido proporcionada por cualquiera de una de ellas a la otra o sus Representantes en forma escrita u oral, por medios electrónicos o digitales, o bien, en virtud de la revisión de libros, expedientes y documentos. (Especialmente las contenidas en las bases de datos a la cual ALIADO COMERCIAL tendrá acceso).

2. Que no haya sido dada a conocer al público por cualquier medio, previamente a la entrega.

3. La que revele, directa o indirectamente, EL ALIADO COMERCIAL o LINEA DIRECTA entre sí en forma escrita o verbal durante el desarrollo de la relación contractual.  

La obligación de confidencialidad a cargo de, EL ALIADO COMERCIAL y LINEA DIRECTA, estará vigente hasta el momento en que por medios diferentes a su propia actividad, la de sus dependientes y/o asesores y, en general, de personas bajo su control, se haga de dominio público o hasta el momento en que LA PARTE propietaria de la información decida difundirla. En consecuencia, se prolongará más allá de la vigencia de cualquier relación contractual que entre las partes exista o llegue a existir.

Únicamente tendrán acceso al conocimiento de la información confidencial, los funcionarios de LAS PARTES que en consideración a los roles a su cargo, asuman las labores de Administradores y/o requieran, para la ejecución del contrato.

A la terminación o extinción por cualquier causa de las tareas detalladas, nacerá a cargo de EL CONTRATISTA la obligación de devolver a LINEA DIRECTA la integridad del material tangible que contenga la información confidencial puesta en sus manos. Es prohibido en todo momento a EL CONTRATISTA, generar copia de los elementos tangibles en los cuales consta la información puesta en su poder.

No se considerará confidencial la información que se encontrare en poder o bajo el control de EL CONTRATISTA antes de su entrega por LA CONTRATANTE y así se lo haga aquélla saber.

PARÁGRAFO ÚNICO. En ningún caso podrá alegar tanto el ALIADO COMERCIAL como LINEA DIRECTA una violación de este pacto contractual, que cualquiera información de la calificada en esta cláusula como INFORMACIÓN CONFIDENCIAL, tiene carácter de información pública.

 

CAPÍTULO SEGUNDO

DERECHOS

Artículo 19. Derechos. EL ALIADO COMERCIAL o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LINEA DIRECTA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES O  REPRESENTANTES LEGALES adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:

a) TODA PERSONA tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en la base de datos de LINEA DIRECTA.

b) EL CONTRATISTA O PROVEEDOR, tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos que se encuentren incorporados en la base de datos de LINEA DIRECTA, por lo menos una vez en el mes.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LÍNEA DIRECTA para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.

d)Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

f) Revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos.

g) Suprimir el dato cuando a ello haya lugar.

 

CAPÍTULO TERCERO

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Artículo 20. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL CONTRATISTA O QUIEN PRENTENDA SERLO.  Para el tratamiento de la información suministrada por EL CONTRATISTA se seguirá con el siguiente procedimiento:

1. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, en todo caso, e independiente de si celebra o no un contrato verbal o escrito con LINEA DIRECTA, diligenciará un formato de proveedores. Todo el dato que EL CONTRATISTA consagre dentro de tal formato se entiende diligenciado bajo la gravedad de juramento.

2. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO acepta expresamente que la diligencia del formato de proveedores, no implica que LINEA DIRECTA lo haya aceptado como su contratista o proveedor según sea el caso.

3. Dentro del formato de proveedores se solicitan datos de terceras personas, EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, manifiesta que cuenta con su autorización para relacionarlos dentro de tal formato.

4. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO manifiesta dentro del formato de proveedores expresa su autorización libre, expresa y previa incorporación de datos en la base de datos para que LINEA DIRECTA trate sus datos, según lo establecido en el título segundo de la presente política de tratamiento. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos de LINEA DIRECTA, en consecuencia ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.

5. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LINEA DIRECTA pueda adelantar.

6. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO deberán manifestar que conocen, han leído, comprendido y aceptado la presente política de tratamiento de la información. 

7. La información suministrada por EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, dentro del formato de proveedores será digitalizada e incorporada por LINEA DIRECTA a su base de datos, la cual tendrá la finalidad definida en el artículo 26 de la presente política de tratamiento de datos.

8. En caso que el que pretenda ser CONTRATISTA o PROVEEDOR no cumpla con los requisitos para serlo, la información que este haya incorporado a la base de datos se custodiara en los términos establecidos en la presente política y su permanencia se verá dada por lo establecido en los artículos  25, 26 y 27 de la presente política de tratamiento. No obstante QUIEN HAYA PRETENDIDO SER CONTRATISTA O PROVEEDOR en cualquier tiempo puede solicitar la supresión de tales datos.

9. Si QUIEN HAYA PRETENDIDO SER CONTRATISTA cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de CONTRATISTA de LINEA DIRECTA, el término de permanencia de la información dentro de esa bases de datos respetara lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 25, 26 y 27 de la presente Política de Tratamiento.

Artículo 21. Transferencia. EL CONTRATISTA o PROVEEDOR, mediante autorización al momento de que LINEA DIRECTA incorpore su información en su base de datos, autoriza a transferir sus datos a otros ALIADOS COMERCIALES con el fin de facilitar la ejecución de la labor contratada así como la finalidad establecida dentro del artículo 26 de la presente política de tratamiento de datos.

LINEA DIRECTA solo compartirá estos datos con terceros cuando entre ellos medie una relación legal o contractual. Ellos deberán respetar convenios legales para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de la los datos suministrados. EL ALIADO COMERCIAL se ajustará a esta política de protección de datos y se compromete a usar para fines legítimamente permitidos la información suministrada por LINEA DIRECTA.

Los ALIADOS COMERCIALES están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrá utilizar esta información para ningún otro fin sino al fin definido en el artículo 26 de la presente política.

LINEA DIRECTA también podrá transferir sus datos cuando medie orden de autoridad legal pertinente, se trate de casos legítimamente permitidos y que estos aun se encuentren disponibles en la base de datos de acuerdo a lo establecido en los artículos 25, 26 y 27 de la presente política.

Artículo 22. Adecuación de la política. EL CONTRATISTA en caso de hacer tratamiento de información de LOS CLIENTES de LINEA DIRECTA, deberá dar estricto cumplimiento a lo establecido en la presente política de tratamiento de la información y principalmente lo definido en el TÍTULO PRIMERO de la presente POLÍTICA.  Así mismo, el contratista se ajustará al TÍTULO TERCERO de la presente política si trata la información de empleados de LINEA DIRECTA.

Artículo 23. Datos recolectados con anterioridad a la vigencia de la presente política de tratamiento. LÍNEA DIRECTA dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 ha publicado en un diario de amplia circulación y mediante distintas comunicaciones publicitarias, comunicado en el que se solicita a proveedores y contratistas y a todas las personas de quienes tenemos datos, nos informen si desean o no que continuemos con su tratamiento. Por lo tanto, so pena de que si no nos manifiestan expresamente que no podemos seguir tratando tales datos, estamos facultados para seguir haciéndolo. Sin embargo, LINEA DIRECTA fortaleciendo los lazos comerciales que tienen con sus proveedores y contratistas, implementará mecanismos para solicitar y renovar sus autorizaciones de tratamiento, con los nuevos y con los antiguos proveedores y contratistas.   

Artículo 24. Autorización para envió de información. EL TITULAR, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a LINEA DIRECTA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizar la misma en el envío de información necesaria para fortalecer los lazos comerciales, tales como (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) u otros medios que se pudieren utilizar para el desarrollo de la actividad comercial.

Artículo 25. Permanencia del dato. El dato tendrá una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad y finalidad de su permanencia. Adicionalmente podrá LINEA DIRECTA suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido.

Artículo 26. Finalidad del tratamiento del dato.  La incorporación de los datos en la base de datos de contratistas así como su tratamiento tendrá la siguiente finalidad: llevar a cabo evaluaciones y selecciones de proveedores y contratistas potenciales, establecer relaciones comerciales para adquirir bienes y/o servicios, Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de la celebración de contratos, Informar sobre nuevos requerimientos y pedidos, celebrar convenios con terceros, evaluar los niveles de servicio recibidos por los contratista y proveedores, realizar procesos de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores, cumplimiento de normas fiscales, contables, tributarias y procesales con entidades de gobierno y regulatorias, ejercer control de pagos por lo bienes y servicios recibidos, consultas, auditorias, simulacros y revisiones derivadas de la relación de negocio entre el proveedor y el contratista.

Esto permite afianzar, facilitar y desarrollar las relaciones comerciales entre LINEA DIRECTA S.A y sus CLIENTES, proveedores y aliados comerciales, ya sea para fines de consulta, procesamiento y uso.

Es deber del PROVEEDOR Y EL CONTRATISTA mantener actualizada la información configurada en la bases de datos de LINEA DIRECTA con el fin de optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

Artículo 27. Necesidad y permanencia del dato. LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LINEA DIRECTA de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, tributarios, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LINEA DIRECTA suprimirá el dato personal que tenga en su custodia. Siempre y cuando hayan pasado un término de diez (10) años contados a partir de la fecha de ejercer el último tratamiento, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la celebración de los contratos, especialmente en temas contables, fiscales y tributarios.

Artículo 28. Excepción de responsabilidad. LINEA DIRECTA se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, LINEA DIRECTA no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

En el mismo sentido LINEA DIRECTA y sus ALIADOS COMERCIALES se comprometen a dar estricto cumplimiento a lo definido en la presente política de tratamiento de datos.

LINEA DIRECTA no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos y tomar las acciones legales a que haya lugar.

Artículo 29. Declaración de conocimiento de las políticas de privacidad. EL PROVEEDOR Y CONTRATISTA, declara que conoce la presente política de tratamiento de datos y que acepta que LINEA DIRECTA haga el tratamiento de sus datos.

Artículo 30. Conocimiento, actualización y supresión de datos. LINEA DIRECTA recibe información de aquellos PROVEEDORES Y CONTRATISTA que deciden voluntariamente registrar la información solicitando el consentimiento voluntario, libre, previo y expreso para almacenarla de forma adecuada y segura, así mismo ejercer uso responsable de la misma y finalmente permite que en todo momento y por los medios definidos en el TITULO IV de la presente política de tratamiento LINEA DIRECTA pueda verificar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o eliminación.

 

TITULO TERCERO

EMPLEADOS DE LINEA DIRECTA.

 

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES.

 

Artículo 31. Objeto. El TITULO TERCERO de la presente Política de Tratamiento de la información regula el tratamiento, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de aquella información que LINEA DIRECTA S.A reciba de sus EMPLEADOS y de los ASPIRANTES en los distintos puntos de recolección de información; de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Artículo 32. Definiciones. Adicional a las definiciones contenidas dentro del artículo 2 y 17 de la presente política de tratamiento de datos, para éste título se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) BASE DE DATOS DE EMPLEADOS: LINEA DIRECTA recaudará información de aquellas personas vinculadas a LÍNEA DIRECTA mediante contrato de trabajo y de aquellas que hayan tenido algún tipo de vinculación laboral.

b) BASE DE DATOS DE ASPIRANTES: LINEA DIRECTA recaudará información de aquellas personas que aspiren a ser empleados de LINEA DIRECTA y que no hayan cumplido con las competencias requeridas para el cargo.  

c) EMPLEADOS: Todas aquellas personas naturales que hayan tenido o tengan alguna relación laboral con LINEA DIRECTA.

d) ASPIRANTES: Son todas aquellas personas que mediante la presentación de una hoja de vida sea de manera física, virtual, mediante el formulario de registro de la página de LA EMPRESA, bolsa de empleo, referencia personal de otro empleado, manifiestan su interés de hacer parte de la empresa.

e) CONSENTIMIENTO: El consentimiento es la manifestación previa, libre y expresa que emite el ASPIRANTE a LINEA DIRECTA con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.

f) FORMAS DE RECAUDAR LA INFORMACIÓN: Los aspirantes podrán hacer llegar mediante formato físico su hoja de vida y/o mediante la suscripción del formulario virtual de registro. La información que se incorporará en la base de datos de los empleados, se realizará mediante ficha técnica del empleado, de su hoja de vida y de los datos públicos que entidades públicas o que en ejercicio de actividades públicas tengan incorporadas sobre su nombre

g) FORMULARIO VIRTUAL DE REGISTRO: Es aquel formato electrónico mediante el cual una persona natural incorpora algunos de sus datos personales, con el fin de ser seleccionado a participar en proceso de selección y ser vinculada a la LINEA DIRECTA mediante una relación laboral.

h) PROCESO DE SELECCIÓN: Es el proceso que se inicia desde el momento en que el ASPIRANTE presenta su intención de hacer parte de la empresa mediante relación laboral. Este proceso va desde la presentación de su hoja de vida hasta el momento en que firme su contrato de trabajo.

i) FICHA TÉCNICA DE INGRESO: Es aquel documento que diligencian los ASPIRANTES que han aprobado todas las etapas del proceso de selección. Dentro de esta ficha el aspirante ingresará datos que servirán para realizar investigaciones estadísticas, facilitar la comunicación y cumplir con la finalidad del dato que se verá dada por el artículo 40 de la presente política.

Artículo 33. Datos personales recolectados durante la vigencia de la relación laboral. Durante la vigencia de la relación laboral LINEA DIRECTA podrá incorporar a la base de datos de empleados, datos que se generen durante la relación laboral, a menos que el empleado manifieste por escrito al empleador su no autorización para ejercer el tratamiento. 

EL EMPLEADOR podrá publicar datos públicos de sus empleados a menos que el empleado manifieste su intención de que no sean publicados.  

 

CAPÍTULO SEGUNDO

DERECHOS

Artículo 34. Derechos. EL EMPLEADO, EL ASPIRANTE o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LINEA DIRECTA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES O  REPRESENTANTES LEGALES adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:

a) TODA PERSONA tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en cualquiera de la base de datos de LINEA DIRECTA.

b) EL EMPLEADO O ASPIRANTE, tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos que se encuentren incorporados en la base de datos de LINEA DIRECTA, por lo menos una vez en el mes.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LÍNEA DIRECTA para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.

d) Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

e) Revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos. Tal revocación no podrá ser solicitada cuando el empleado se encuentre trabajando en la actualidad.  

 

CAPÍTULO TERCERO

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA EMPLEADOS Y ASPIRANTES

 

Artículo 35. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL ASPIRANTE. Para el tratamiento de la información suministrada por EL ASPIRANTE se seguirá con el siguiente procedimiento:

1. EL ASPIRANTE, en todo caso, e independiente de si se da o no una relación laboral con LINEA DIRECTA, podrá presentar su solicitud de vinculación laboral mediante la presentación de su hoja de vida, la cual podrá ser mediante dos mecanismos, uno virtual y otro físico.

2. EL ASPIRANTE, acepta expresamente que la recepción de su hoja de vida, no implica que LINEA DIRECTA lo haya aceptado como su trabajador.

3. El proceso de presentación virtual de la hoja de vida seguirá el siguiente procedimiento:

a) EL ASPIRANTE, podrá diligenciar el formulario de registro que se encuentra en uno de los portales de empleo de la empresa.

b) EL ASPIRANTE, dentro del formulario de registro diligenciará algunos de sus datos personales, así como aportara su hoja de vida, mismos que serán custodiados en debida forma por LINEA DIRECTA.

c) EL ASPIRANTE dentro de tal formulario autorizará a LINEA DIRECTA a ejercer el respectivo tratamiento de sus datos.

d) EL ASPIRANTE, adicional a la autorización del tratamiento de datos personales también autorizará expresamente el tratamiento de datos sensibles, pues estos pueden generarse dentro del proceso de selección que podrá o no adelantar LINEA DIRECTA.  

e) EL ASPIRANTE, en caso de utilizar información de terceras personas dentro del diligenciamiento del formulario manifestará que tiene la autorización de ellos al diligenciarlos.

f) Una vez el aspirante haya diligenciado todos los datos, podrá o no ser llamado a ampliar su información a LINEA DIRECTA.

4. El proceso de presentación de la hoja de Vida Física seguirá el siguiente procedimiento.

a) EL ASPIRANTE podrá enviar su hoja de vida a la siguiente dirección: Carrera 48 numero 98 A sur 367, bodegas Escocia numero 103.

b) EL ASPIRANTE en caso de ser llamado ratificará la autorización de incorporar sus datos personales en la base de datos de LINEA DIRECTA así como su autorización para ejercer el tratamiento de los mismos.

c) Así mismo EL ASPIRANTE firmará la autorización de tratamiento de datos sensibles.

5. EL ASPIRANTE, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LINEA DIRECTA pueda adelantar.

6. EL ASPIRANTE deberá manifestar que conoce, ha leído, comprendido y aceptado la presente política de tratamiento de la información. 

7. La información suministrada por ASPIRANTE, dentro de su hoja de vida, así como algunos datos que surja dentro del proceso de selección, serán digitalizados e incorporados por LINEA DIRECTA a su base de datos, la cual tendrá la finalidad definida en el artículo 40 de la presente política de tratamiento de datos.

8. EL ASPIRANTE entiende y acepta que dentro del proceso de selección se podrá identificar datos sensibles, por lo tanto, firmará autorización expresa para incorporar los datos en la respectiva base de datos. 

9. En caso que el ASPIRANTE no cumpla con los requisitos para ser EMPLEADO de LINEA DIRECTA, la información que sobre éste se haya incorporado a la base de datos se custodiará en los términos establecidos en los artículos  39, 40 y 41. de la presente política de tratamiento. No obstante, en cualquier tiempo EL ASPIRANTE podrá solicitar la supresión de todos sus datos, tal supresión implicará que éste no vuelva a participar de proceso de selección alguno, a menos que vuelva a solicitar mediante cualquier medio su vinculación.

10. Si EL ASPIRANTE cumple con los requisitos para ser EMPLEADO de LINEA DIRECTA, el término de permanencia de la información dentro de estas bases de datos respetara lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 39, 40 y 41 de la presente Política de Tratamiento.

PARÁGRAFO: LINEA DIRECTA podrán adelantar procesos de selección a persona menores de edad, por lo tanto, sus padres deberán como representantes legales del menor además de certificar que el menor cuenta con la madurez, autonomía y capacidad para afrontar el proceso de selección, deberá autorizar a LINEA DIRECTA a realizar el tratamiento de sus datos. EN TODO CASO LINEA DIRECTA RESPECTARÁ LOS DERECHOS Y GARANTIAS FUNDAMENTALES.

 

Artículo 36. Registro y tratamiento de la información para EL EMPLEADO. Una vez EL ASPIRANTE haya sido admitido como EMPLEADO, los datos incorporados en la base de datos de ASPIRANTES deberá dirigirse a la BASE DE DATOS DE EMPLEADOS.

Adicionalmente, aquellas personas cuya vinculación ocurrió con anterioridad a la vigencia de la presente política de tratamiento de datos su incorporación y tratamiento de datos personales se realizarán de la siguiente manera:

1. EL EMPLEADO, deberá diligenciar una Ficha Técnica de Ingreso.

2. Adicional a la Ficha Técnica de Ingreso, el empleado firmará antes de su ingreso los respectivos formularios de afiliación a todo el Sistema General de Seguridad Social, EL EMPLEADO no podrá ingresar a trabaja sin que sus afiliaciones se encuentren aprobadas.

3. Si dentro de la afiliación se relacionan e identifican datos sensibles, estos solo se tomarán con fines netamente estadísticos y de identificación de estados de riesgos que en todo caso no afectará su vinculación laboral con LINEA DIRECTA. 

4. LINEA DIRECTA nunca consultará con entidades crediticias y financieras los datos depositados en ellas sobre algunos de los empleados. Así como tampoco incorporará a sus bases de datos este tipo de información. En caso de que LINEA DIRECTA conozca esta información lo hará en razón a convenios con entidades financieras y crediticias que en todo caso serán ellas quienes consultarán tales datos y enviarán a solicitud de LINEA DIRECTA la autorización dada por EL EMPLEADO para su consulta. 

5. EL EMPLEADO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LINEA DIRECTA pueda adelantar, por lo tanto, declara que los datos por él relacionados los diligencia bajo la gravedad de juramento.

6. EL EMPLEADO deberá manifestar que conoce, ha leído, comprendido y aceptado la presente política de tratamiento de la información. 

7. La información suministrada por EL EMPLEADO, dentro de su hoja de vida, así como algunos datos que hayan surgido dentro del proceso de selección en caso de llegar a tener la calidad de datos sensibles, el titular deberá autorizar expresamente el respectivo tratamiento de sus datos sensibles antes de su incorporación. De igual manera los datos sensibles sólo serán utilizados para informes estadísticos e históricos, al igual que la finalidad definida en el artículo 40 de la presente política de tratamiento de datos.

8. El término de permanencia de la información dentro de esta bases de datos respetará lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 39, 40 y 41 de la presente Política de Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: LINEA DIRECTA podrá vincular laboralmente a personas menores de edad, por lo tanto, sus padres  deberán como representantes legales del menor además de certificar que el menor cuenta con la madurez, autonomía y capacidad para afrontar el proceso de selección, deberá autorizar a LINEA DIRECTA a realizar el tratamiento de sus datos. EN TODO CASO LINEA DIRECTA RESPECTARÁ LOS DERECHOS Y GARANTIAS FUNDAMENTALES. De igual manera, deberá aportarse concepto favorable del Ministerio del Trabajo, pues de lo contrario y si no se dan todos los supuestos anteriores, el menor no podrá tener relación laboral con LINEA DIRECTA.

PARÁGRAFO SEGUNDO: LINEA DIRECTA, no ejercerá tratamiento a datos sensibles que pudieren identificarse de los menores.

 

Artículo 37. Registro y tratamiento de la información para APRENDICES. Si quien hubiese aprobado el proceso de vinculación fuere APRENDIZ, sus datos se incorporarán en la base de datos de EMPLEADOS, sin que eso modifique la naturaleza propia del contrato de aprendizaje definida en la ley 789 de 2002, pues su relacionamiento en tal base de datos se da para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales para este tipo de contratos la cual consiste en el pago del apoyo de sostenimiento y aportes obligatorios a riesgos laborales y salud, dependiendo si el APRENDIZ se encuentra en fase lectiva o práctica.

Artículo 38. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN. LINEA DIRECTA podrá celebrar contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas especializadas que faciliten la labor de perfilar candidatos de acuerdo a las necesidades definidas por LINEA DIRECTA, así como facilitar la finalidad definida en el artículo 40 de la presente política. Las personas con las que se suscribirá el contrato deberá adecuarse a la presente política de tratamiento de datos y el uso de estos datos deberá ajustarse al cumplimiento de dicho convenio y custodiando la información con mucha reserva, la mayor diligencia y cuidado y bajo altos estándares de confidencialidad.

Así mismo, LINEA DIRECTA podrá celebrar contratos con Empresas de Servicios Temporales para el suministro de personal de acuerdo a las condiciones definidas en la ley. La empresa de Servicios Temporales, deberá darle cumplimiento a la presente Política de Tratamiento de Datos.

LINEA DIRECTA, podrá de igual manera celebrar convenios de cooperación con varias entidades, fundaciones y/o agremiaciones que otorguen beneficios económicos, sociales y culturales a sus empleados en el cual se requerirá compartir algunos de los datos personales de sus empleados, este tipo de transferencia únicamente se realizará con la autorización expresa por parte del empleado. Adicionalmente, la entidad que suscriba el convenio deberá adecuarse a la presente política de tratamiento de datos y el uso de estos datos deberá ajustarse al cumplimiento de dicho convenio y custodiando la información con mucha reserva y confidencialidad. 

Sin embargo, LINEA DIRECTA compartirá información sin la autorización del EMPLEADO o ASPIRANTE cuando autoridad legal o competente lo solicite.

LINEA DIRECTA, no solicitará autorización expresa para el tratamiento de datos que impliquen el cumplimiento de intereses legítimos definidos en normas legales y constitucionales, tales como, afiliaciones a las entidades de Seguridad Social, Cajas de Compensación Familiar, reporte de información a la DIAN, al SENA, entre otros.

Artículo 39. Permanencia del dato. El dato tendrá una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad y finalidad de su permanencia. Adicionalmente podrá LINEA DIRECTA suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido.

PARÁGRAFO PRIMERO: LINEA DIRECTA, protegiendo derechos fundamentales, no suprimirá datos personales de ninguno de sus EMPLEADOS o quienes hayan sido sus empleados, solo suprimirá aquellos datos que no violenten derechos fundamentales tales como, datos sensibles, demográficos, estadísticos y algunos datos que su supresión no vulneren derechos de raigambre constitucional.

PARÁGRAFO SEGUNDO: LINEA DIRECTA eliminará la información de los ASPIRANTES, cuando a ellos mismos lo hayan solicitado o su permanencia no sea necesaria en la respectiva base de datos.

Artículo 40. Finalidad del tratamiento del dato de ASPIRANTES Y EMPLEADOS.  La incorporación de los datos en la base de datos de aspirantes así como su tratamiento tendrá la siguiente finalidad: verificar la información personal, familiar, laboral, profesional e histórica del ASPIRANTES Y/O EMPLEADO, realizar afiliaciones a todo el Sistema General de Seguridad Social y el cumplimiento de las obligaciones parafiscales (ICBF, SENA y cajas de compensación), facilitar la relaciones personales entre todos los grupos de interés de LINEA DIRECTA, para realizar estadísticas demográficas de los EMPLEADOS y/o ASPIRANTES, actualización de datos personales cuando se llegasen a presentar y así facilitar la comunicación, realizar procesos y gestiones sobre reclamaciones ante entidades estatales o que cumplan funciones públicas,  realizar trabajos de formación y capacitación personal y profesional, facilitar la adquisición de los productos que produce LINEA DIRECTA, realizar auditorías y procesos de mejora continua, dar cumplimiento con normas fiscales y constitucionales, pagar salarios, celebrar convenios con terceros que faciliten el cumplimiento de ésta finalidad y que mejore la calidad de vida de los empleados y sus familias, llenar plazas y cargos.

Esto permite afianzar, facilitar y desarrollar las relaciones laborales entre LINEA DIRECTA S.A y EMPLEADOS. Es deber del EMPLEADO mantener actualizada la información configurada en la bases de datos de LINEA DIRECTA con el fin de optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

Artículo 41. Necesidad y permanencia del dato. LOS EMPLEADOS Y ASPIRANTES podrán acceder, modificar, actualizar o supresión la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LINEA DIRECTA de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, tributarios, legales e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LINEA DIRECTA suprimirá el dato personal que tenga en su custodia.

Artículo 42. Excepción de responsabilidad. LINEA DIRECTA se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, LINEA DIRECTA no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

LINEA DIRECTA no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos y tomar las acciones legales a que haya lugar.

Artículo 43. Conocimiento, actualización y supresión de datos. LINEA DIRECTA recibe información de aquellos EMPLEADOS Y/O ASPIRANTES que deciden voluntariamente registrar la información solicitando el consentimiento voluntario, libre, previo y expreso para almacenarla de forma adecuada y segura, así mismo ejercer uso responsable de la misma y finalmente permite que en todo momento y por los medios definidos en el TITULO IV de la presente política de tratamiento LINEA DIRECTA pueda verificar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o eliminación.

 

TITULO CUARTO

 

PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS,

RECLAMOS y ACTUALIZACIONES

Artículo 44. Mecanismo de recepción. El mecanismo mediante el cual EL TITULAR o  cualquier persona que tenga el convencimiento de que LINEA DIRECTA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES y/o REPRESENTANTES LEGALES,  podrá presentar su solicitud de  a través de el correo electrónico revistacarmel@carmel.com.co, certificaciones@carmel.com.co, info@pcfk.com.co en el domicilio de LINEA DIRECTA el cual es la carrera 48 número 98 A sur 367 Bodegas Escocia número 105 – 103. La Estrella (Antioquia) o en el banner de contáctenos, ubicado en nuestro portal web www.carmel.com.co, www.lineadirecta.com.co o www.pacifika.com.co.

Cuando EL TITULAR o su representante, presenta la petición como USUARIOS DE LA PAGINA WEB, TITULARES y CLIENTES, el departamento de cartera, responderá a tal petición.

Cuando EL TITULAR o su representante, presenta la petición como CONTRATISTAS, PROVEEDORES o quienes hayan pretendido serlo, el director de productividad será el encargado de responder la petición.

Cuanto EL TITULAR o su representante, presenta la petición como ASPIRANTE o EMPLEADO, el departamento de gestión humana será el encargado de responder la petición.

En todo caso, si el titular no se encuentra conforme con la decisión, podrá interponer recurso de reposición y en subsidio apelación que será contestado por la dirección jurídica.

- Parágrafo Primero: La línea nacional 01 8000 52 76 35 o la línea 448 50 53 en Medellín solo es un medio de información para comunicar el procedimiento contenido en esta política de tratamiento sobre las acciones pertinentes en el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información así como la revocación de la autorización.

- Parágrafo segundo: Si quien solicita la información es un causahabiente y/o representante legal, deberá demostrar el parentesco que EL USUARIO DE LA PAGINA WEB, EL TITULAR y/o el CLIENTE tenía respecto a él.

- Parágrafo Tercero: En caso que EL USUARIO DE LA PAGINA WEB, EL TITULAR y/o EL CLIENTE sean declarados interdictos, deberá enviar certificación o documento que así lo certifique.

Artículo 45. Tramite de la recepción. Una vez EL TITULAR, nos envíen la petición por cualquiera de los medios definidos en el artículo anterior (dirección electrónica, a través de nuestro portal web, en el domicilio legal de LINEA DIRECTA) se efectuara el siguiente procedimiento.

1. Para poder tramitar la solicitud, EL TITULAR, deberá diligenciar dentro de su petición los siguientes datos:

a) Nombre y número de cédula.

b) La descripción de los hechos que dan lugar a la petición,

c) Dirección física para la recepción de notificaciones.

d) Teléfono y número de celular

e) Firma

f) Documentos que allega a la petición y que desea hacer valer.

2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

3. SI transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4. Una vez sea recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá “reclamo en trámite” reclamo que deberá mantenerse hasta que éste haya sido decidido.

5. Una vez efectuado el reclamo cumpla con lo definido en los numerales anteriores, estos serán enviados al respectivo director del departamento, el cual será, director de selección y desarrollo en caso de empleados, director de contabilidad en caso de proveedores y jefe de cartera en caso de clientes.

6. El envío de la respuesta emitida por LÍNEA DIRECTA se hará a la dirección relacionada en la solicitud.

7. LÍNEA DIRECTA responderá a todas las peticiones de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información y también de la revocación de la autorización, que se realicen de manera respetuosa, dentro de un término de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la petición. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se procederá a darle respuesta misma que no podrá superar los 8 días siguientes a su vencimiento.  

8. Al presentarse los respectivos recursos de reposición y en subsidio apelación, estos serán respondidos dentro de los 10 días siguientes a su presentación, en todo caso, el recurso deberá cumplir los requisitos definidos en el numeral 1 del presente artículo.

 

TITULO QUINTO

VIGENCIAS Y MODIFICACIONES

Artículo 46. Modificación. LINEA DIRECTA se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento avisando debidamente a TODOS SUS CLIENTES Y TITULARES mediante correo electrónico, portal web, prensa, o cualquier medio que se estime conveniente para comunicar el cambio. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los clientes desde su publicación en el canal correspondiente. En consecuencia, se recomienda a los clientes visitar y consultar frecuentemente los el portal web www.carmel.com.co, para conocer de estos cambios.

Artículo 47. Vigencia. La presente política de TRATAMIENTO empezará a regir a partir del 29 de julio de 2013.

Artículo 48. Modificaciones. La presente política ha sido modificada el 20 de noviembre de 2013.

 

lo más valorado